Eine CRM-Lösung soll Kundenkontakte und nächste Arbeitsschritte übersichtlich machen. Die Checkliste von Mittelstand-Digital beschreibt dafür die gebündelte Pflege von Kundeninformationen und Interaktionen. Ob eine konkrete Anwendung zum Betrieb passt, zeigt sich jedoch erst an den eigenen Aufgaben.

Erstellen Sie vor einer Vorführung ein kurzes Testszenario. Verwenden Sie erfundene Kontakte und typische Abläufe. Jeder Anbieter bekommt dieselbe Aufgabe und dieselben Ausgangsdaten. So vergleichen Sie nachvollziehbare Ergebnisse statt unterschiedlich vorbereiteter Präsentationen.

Ein hypothetischer Vertriebsfall

Ein angenommener Dienstleistungsbetrieb erhält eine Anfrage für die Modernisierung einer Telefonanlage. Im Test legt die beratende Person einen Vorgang an, dokumentiert den gewünschten Zeitraum und vereinbart einen Rückruf. Danach übernimmt eine Vertretung. Sie soll ohne mündliche Zusatzinformationen erkennen, was besprochen wurde, welches Dokument aktuell ist und was als Nächstes ansteht.

Anschließend wird die Anfrage zurückgestellt. Das Team prüft, ob Wiedervorlagen verständlich funktionieren und wie sich ein inzwischen falscher Kontakt korrigieren lässt. Abschließend exportiert es die Testdaten einschließlich der benötigten Zuordnungen. Dieser erfundene Fall bewertet Bedienbarkeit; er belegt keinen wirtschaftlichen Nutzen eines Produkts.

Fragen für die Vorführung

  • Welche Angaben sind Pflicht und lassen sich sinnvoll anpassen?
  • Wie wird ein Vorgang an eine andere Person übergeben?
  • Welche Informationen sehen unterschiedliche Rollen?
  • Wie erkennen wir doppelte Kontakte und widersprüchliche Einträge?
  • Welche Daten und Dokumente erhalten wir beim Export zurück?

Notieren Sie außerdem, welche Schritte eine zusätzliche Integration, Einrichtung oder Schulung verlangen. Ein vorhandener Menüpunkt bedeutet noch keinen fertig nutzbaren Ablauf.

Lassen Sie später diejenigen testen, die das System täglich pflegen sollen. Sammeln Sie je Aufgabe die offenen Fragen und den erforderlichen Pflegeaufwand. Eine kleine, verständlich gepflegte Datenbasis ist als Startpunkt oft hilfreicher als zahlreiche Felder ohne eindeutigen Zweck.