Wer an unterschiedlichen Orten arbeitet, bekommt nicht automatisch dieselben Informationen mit. Eine Entscheidung am Schreibtisch kann für zugeschaltete Kolleginnen und Kollegen unsichtbar bleiben. Die BAuA beschreibt in ihrer Untersuchung zur hybriden Zusammenarbeit insbesondere Herausforderungen beim informellen Austausch. Daraus lässt sich keine einheitliche Anwesenheitsregel für alle Teams ableiten.

Sinnvoll ist eine Vereinbarung darüber, wie Zusammenarbeit im konkreten Arbeitsablauf funktioniert. Beginnen Sie mit Situationen, in denen Informationen zuletzt fehlten. Welche davon brauchen ein Gespräch, welche eine schriftliche Entscheidung und welche lediglich einen erkennbaren Bearbeitungsstand?

Ein hypothetischer Teamversuch

In einem angenommenen Planungsbüro arbeiten Mitarbeitende wechselnd im Büro und zu Hause. Für ein Projekt vereinbart das Team einen gemeinsamen Ort für Entscheidungen. Nach einer Abstimmung hält die verantwortliche Person fest, was gilt, wer betroffen ist und welche Frage noch offen bleibt. Der Chat enthält den Hinweis; der verbindliche Stand steht beim Projekt.

Zusätzlich reserviert das Team einen kurzen wöchentlichen Termin für offene fachliche Fragen. Die Teilnahme dient dem Austausch und wird nicht als Leistungsnachweis behandelt. Nach einem Monat prüft die Gruppe, ob Rückfragen leichter ihren Empfänger finden. Die Dauer ist eine frei gewählte Versuchsanordnung, keine wissenschaftlich belegte Empfehlung.

Vier Vereinbarungen schriftlich festhalten

  • Für dringende Rückfragen gibt es einen klaren Kontaktweg und eine Vertretung.
  • Entscheidungen werden dort dokumentiert, wo die Aufgabe weiterbearbeitet wird.
  • Besprechungen benennen Zweck und benötigte Vorbereitung.
  • Konzentrierte Arbeitsphasen und erwartete Antwortzeiten werden gemeinsam abgestimmt.

Fragen Sie bei der Auswertung auch nach unbeabsichtigtem Mehraufwand. Wenn dieselbe Information in drei Kanälen gepflegt werden muss, sollte die Vereinbarung vereinfacht werden. Gute Teamregeln müssen sich im Arbeitsalltag bewähren und dürfen angepasst werden, sobald Aufgaben oder Besetzung wechseln.