Bei einer Softwarevorführung steht verständlicherweise der gelungene Ablauf im Mittelpunkt. Für die Auswahl im Unternehmen sind aber auch die weniger glatten Situationen interessant: ein unvollständiger Datensatz, eine Vertretung oder eine Änderung an einem bestehenden Vorgang. Bitte deshalb um einen Durchlauf mit einem von deinem Team beschriebenen Beispiel.

Den eigenen Anwendungsfall mitbringen

Wähle einen typischen Fall und eine häufige Ausnahme. In einem hypothetischen Servicebetrieb wäre das die Anlage eines Auftrags sowie die nachträgliche Änderung des Einsatzortes. Notiere, welche Informationen übernommen werden, wer etwas freigibt und wo Rückfragen entstehen. Der Anbieter sollte zeigen können, wie dieser Ablauf in der angebotenen Ausführung funktioniert.

Unterscheide vorhandene Funktionen von geplanten Erweiterungen und individuellen Anpassungen. Haltet offene Punkte schriftlich fest. Eine zugesagte spätere Möglichkeit sollte in der Bewertung als offene Voraussetzung erkennbar bleiben.

Den Betrieb gemeinsam durchgehen

  • Wer legt Konten an, vergibt Rechte und übernimmt Vertretungen?
  • Welche Aufgaben erledigt das eigene Team, welche der Dienstleister?
  • Wie werden Änderungen angekündigt und vor der Nutzung geprüft?
  • Wie erreicht ihr Unterstützung, wenn der normale Ablauf blockiert ist?
  • Welche Schulungsunterlagen und Testmöglichkeiten stehen bereit?

Besprich diese Fragen mit den Menschen, die das System später tatsächlich betreuen. Ihre Aufgaben gehören ebenso zur Auswahl wie die Perspektive der täglichen Anwender.

Den späteren Wechsel konkret machen

Lass dir einen Datenexport mit Beispieldaten zeigen. Prüfe gemeinsam mit der IT, ob neben einzelnen Datensätzen auch Zusammenhänge, Anhänge und wichtige Metadaten nutzbar bleiben. Haltet fest, welche Unterstützung ein Wechsel erfordert und welche Fragen vertraglich noch geklärt werden müssen.

Am Ende steht keine allgemeine Rangliste der besten Software. Es entsteht ein nachvollziehbarer Vergleich für einen konkreten Betrieb – mit sichtbaren Voraussetzungen, offenen Punkten und einem realistischen Bild der laufenden Arbeit.